飲食店の経費精算をキャッシュレスとカードで効率化する方法｜飲食店オーナー

現金での経費精算が飲食店経営の手間を増やしている

飲食店の売上は現金やカード決済で受け取りますが、経費の支払いも現金のままだと手間がかかります。食材や消耗品の買い出しで現金を使い、レシートを財布に入れたまま紛失する。月末にまとめて精算しようとしたら、何の支払いだったか思い出せない。こうした経験のあるオーナーは多いのではないでしょうか。

現金払いの問題点は、記録が残りにくいことです。レシートを失くせば経費として計上できず、結果として納税額が増えてしまいます。また、小口現金をレジから出し入れしていると、売上との区別があいまいになり、帳簿が合わなくなる原因にもなります。

経費の支払いをキャッシュレスに切り替えると、取引の記録が自動で残ります。以下の表は、支払い内容ごとにキャッシュレスへ移行する方法の一例です。

ポイントは「事業用」と「プライベート用」のカードを分けることです。1枚のカードで両方の支払いをしていると、確定申告のときにどれが経費か仕訳する手間が発生します。事業専用のカードを1枚つくるだけで、明細がそのまま経費の記録になります。

クレジットカードで経費を払った場合、帳簿のつけ方は申告方法によって変わります。

青色申告（55万円・65万円控除）の場合は複式簿記が必要です。

たとえば、事業用カードで8,000円の食材を仕入れたケースでは、次のように仕訳します。

一方、プライベートのカードで立て替え払いをした場合は「事業主借」を使います。

白色申告や青色申告の10万円控除であれば、購入日に経費を記録するだけで大丈夫です。

また、カードのポイントで備品を購入した場合は会計処理は不要ですが、ポイントをキャッシュバックとして受け取った場合は「雑収入」として計上する必要があります。

2024年1月から、電子取引データの保存が完全に義務化されました。ネット通販で備品を買ったときの注文確認メールや、カード会社のWeb明細などは、電子データのまま保存する必要があります。

カード払いにしておくと、利用明細がそのまま電子データとして残るので、紙のレシートを1枚ずつスキャンする手間が減ります。ただし、消費税の仕入税額控除を受けるには、カード明細だけでは不十分なケースもあります。購入先が発行した領収書やレシートも合わせて保管しておくのが安全です。

クラウド会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）を使えば、カード明細を自動で取り込んで仕訳の候補まで作ってくれるので、入力の手間もかなり減ります。

スタッフが日用品や消耗品を立て替えて買うケースもあるでしょう。この場合、月1〜2回のペースでまとめて精算し、給与口座に振り込むとスムーズです。

立て替え精算のルールを決めておくと、トラブルを防げます。

こうしたルールを紙1枚にまとめてバックヤードに貼っておくだけでも、精算漏れはだいぶ減ります。

経費精算のキャッシュレス化は、始めてしまえばシンプルですが、「カードの選び方がわからない」「仕訳のやり方が不安」「クラウド会計の初期設定が面倒」といった声をよくいただきます。

当事務所では、飲食店の経費の流れに合わせたキャッシュレス化の導入サポートを行っています。カードや会計ソフトの選定から、日々の帳簿づけ、確定申告まで一括でお任せいただけます。まずはお気軽にお問い合わせください。