飲食店オーナーが押さえるべき電子帳簿保存法の対応方法と実務ポイント

電子帳簿保存法とは？飲食店にも関係あるの？

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書などの書類を電子データで保存するルールを定めた法律です。「うちは小さなお店だから関係ない」と思うかもしれませんが、個人事業主・法人を問わず、すべての事業者が対象になっています。

特に2024年1月からは、メールやクラウドサービスでやり取りした請求書・領収書などの「電子取引データ」を、紙に印刷して保存するだけではダメになりました。電子データのまま保存することが義務づけられています。

飲食店の日常を考えてみると、食材業者やドリンク業者からメールで届く請求書、食べログやぐるなびの管理画面からダウンロードする明細、Amazon で購入した備品の領収書など、意外と電子取引は多いものです。

3つの保存区分を整理する

電子帳簿保存法には3つの区分があります。飲食店オーナーが対応すべき範囲を表で整理しました。

ポイントは、上の2つ（電子帳簿等保存・スキャナ保存）は任意だけど、電子取引データ保存だけは義務という点です。まずはここを押さえましょう。

売上5,000万円以下のお店は負担が軽い

「検索機能の確保」という要件があるのですが、前々年の売上高が5,000万円以下の事業者は、この要件が免除されています。もともとは1,000万円以下が対象でしたが、改正で5,000万円以下に引き上げられました。

多くの飲食店はこの範囲に収まるはずなので、実際にやるべきことはかなりシンプルです。

売上5,000万円以下の飲食店がやること:

• 電子取引のデータを削除せず保存しておく
• 税務調査の際にデータを提示・提出できるようにしておく
• 改ざん防止の措置をとる（事務処理規程の作成が手軽）
• パソコンやスマホの画面でデータを確認できる環境を整える

要するに、「メールやダウンロードで受け取った請求書・領収書のデータを、きちんと残しておいて、聞かれたら出せるようにする」ということです。

飲食店でよくある電子取引と保存のコツ

では、お店の日常で発生する電子取引をどう保存すればいいのか、具体的に見ていきます。

• 食材業者やドリンク業者からのメール請求書 — PDFが添付されていたら、そのまま「年月_取引先名_金額」のファイル名をつけてフォルダに保存
• 食べログやぐるなびの掲載料明細 — 管理画面からPDFをダウンロードして同じフォルダに保存
• Amazonや楽天での備品購入 — 注文履歴から領収書をダウンロードして保存
• LINE やチャットでの取引連絡 — 金額が記載されたやり取りはスクリーンショットで保存

改ざん防止の措置としては、「事務処理規程」を作っておくのが一番手軽です。国税庁のサイトにひな形が公開されているので、お店の名前を入れて少し書き換えるだけで使えます。

保存期間は原則7年間です。フォルダを年度ごとに分けておくと、後から探しやすくなります。

会計ソフトを使っていれば大半は対応済み

すでにfreee、マネーフォワード、弥生会計などのクラウド会計ソフトを使っている場合、電子帳簿等保存の要件はほぼ自動で満たされています。ソフトが訂正・削除の履歴を残してくれるためです。

ただし、会計ソフトに取り込んでいない電子取引データ（メール添付の請求書など）は別途保存が必要です。会計ソフトに自動取込できるものは連携しておくと、手間が省けて保存漏れも防げます。

もしまだ手書きの帳簿で管理しているなら、これを機にクラウド会計ソフトの導入を検討してみてください。月額1,000〜2,000円程度のプランでも、電子帳簿保存法への対応と日々の記帳が楽になります。

当事務所のサポート

電子帳簿保存法への対応は、ルールを知ってしまえばそこまで難しくありません。でも「自分のやり方で合っているか不安」「事務処理規程の作り方がわからない」という声もよく聞きます。

当事務所では、飲食店オーナー向けに電子帳簿保存法の対応チェックや、会計ソフトの初期設定サポートを行っています。日々の経理まわりの相談も含めて、お気軽にお問い合わせください。